校内各单位：

为进一步改进工作作风、精简会议数量，提高会议质量和效率，2017年5月3日校长办公会审议通过了《www.3700.COm威尼斯会议管理办法（试行）》，有效规范了学校各类会议的程序、组织和实施。为了进一步加强国内和国际会议管理，学校决定加强和规范相关会议实施方案审核工作。现将有关事项通知如下：

一、会议实施方案的内容

会议举办（承办）单位必须制定详细的会议实施方案，实施方案至少包括以下内容：

1、会议召开的背景；

2、会议召开的时间、地点、出席嘉宾和领导、参会人员、会议议程等；

3、会议接待方案，包括住宿安排，餐饮安排等；

4、会议经费预算及来源。

二、会议实施方案基本要求

1、会议实施方案要尽量详细，不能确定的事项应提供备选方案；

2、会议原则上在校内召开，确因工作需要在校外举办会议的，应选择在该年度取得重庆市政府采购中心确定的会议定点场所入围资格的场所或者威尼斯官网招标确定入围的会议场所召开。

3、会议厉行节约原则，原则上实行以会养会，需要使用学校经费的严格按照批准的会议预算控制使用。

4、会议举办要严格遵守中央八项规定精神，符合相关财经纪律和财务制度。

三、会议实施方案的审核程序

会议实施方案审核程序按照《www.3700.COm威尼斯会议实施方案审核表》（见附件一）进行，具体程序如下：

1、会议举办单位制定会议实施方案，填写《www.3700.COm威尼斯会议实施方案审核表》，部门负责人签署意见。会议的申报审批按《www.3700.COm威尼斯哲学社会科学类活动管理办法（修订）》(重工商大委[2016]66号)等其他文件执行。

2、归口职能部门对会议实施方案进行全面初审。科研学术会议由社会科学处、科学技术处审核；教学相关会议由教务处审核，研究生教育、学科建设相关会议由研究生院（学科办）审核，其他会议由党政办公室审核。

3、根据会议实际情况，如果涉及到对外宣传，或者有境外人员参加的，分别由宣传部、国际交流合作处等相关职能部门审核。

4、会议财务预算及经费来源由财务处审核。

5、会议召开地点、会务接待等方案，由党政办公室审核。

6、各职能部门审核同意后，会议举办（承办）单位报分管（联系）校领导审批，并由分管（联系）校领导决定是否需要报校长办公会审批。

各单位要充分认识会议实施方案审核制度的重要意义，切实抓好落实，严格按照审核程序开展会议实施方案申报工作。会议实施方案没有通过相关审核程序的，不得上党委常委会或校长办公会，相关单位不得举办（承办）相关会议。

特此通知。

www.3700.COm威尼斯党政办公室

2018年11月30日